Единая система для управления товарным бизнесом
Когда ассортимент и число каналов продаж растут, управлять товарами становится сложнее. Важно в любой момент видеть актуальные остатки, быстро обновлять цены и собирать заказы в одном месте — независимо от того, продаёте вы в магазине, на сайте, через маркетплейсы или дилеров.
На практике один и тот же товар часто «живёт» сразу в пяти местах: остатки — в таблице, цены — в кабинетах площадок, описания — на сайте, заказы — в мессенджерах, а фактическое количество на складе знает только кладовщик. Пока позиций немного, с этим можно справляться вручную. Когда их становится несколько сотен, каждое изменение цены или остатка отнимает время и повышает риск ошибок.
- Один справочник товаров вместо нескольких похожих таблиц
- Остаток считается в одном месте и сам расходится по каналам продаж
- Цену вы меняете один раз, а не отдельно в каждом кабинете
- То, что у вас уже работает, можно оставить и подключить к общей системе
На примере одного товара покажем, как система собирает в одном месте остатки и цены для всех каналов продаж.
Велосипедный шлем выбран только для примера. В системе будут ваш ассортимент, ваши остатки и цены.
Ничего не сломано — просто всё живёт отдельно
Каждый инструмент сам по себе работает нормально: таблица считает, сайт продаёт, кабинет площадки принимает заказы. Время теряется на стыках — там, где данные приходится переносить руками из одного места в другое.
Каждый процесс сам по себе
- Товар заведён отдельно в каждом кабинете и в своей таблице — названия и артикулы постепенно расходятся
- Остаток в таблице один, на складе другой, а на площадке третий
- Цену меняют вручную в каждом канале, где-то забывают
- Заказы приходят с сайта, маркетплейсов и из переписки — их приходится вручную собирать в один список
- Что докупить, решают по ощущению: сводных цифр под рукой нет
- Новый канал продаж — это снова завести весь ассортимент с нуля
Все процессы используют единые данные
- Товар заводится один раз и дальше используется во всех каналах
- Актуальный остаток хранится в одном месте, резервы под заказы учитываются автоматически
- Базовая цена и правила формирования конечной цены задаются для каждого канала продаж
- Заказы из всех каналов попадают в один список со статусами
- Видно, что продаётся, что лежит и что пора заказать поставщику
- При подключении нового канала не нужно заново собирать весь ассортимент
Что обычно имеет смысл объединить в одной системе
Ниже — шесть процессов, в которых ручной перенос данных чаще всего отнимает время и приводит к повторной работе.
Единая база товаров
Один справочник: артикулы, характеристики, фото, штрихкоды, единицы измерения и сопоставление с карточками во всех каналах. Вы работаете с одним товаром, а не с несколькими его версиями в разных файлах.
Остатки в одном месте
Система учитывает поступления, продажи, перемещения между складами и резервы под заказы. Доступное для продажи количество рассчитывается автоматически и всегда остаётся актуальным.
Синхронизация между каналами
Продали на площадке — остаток уменьшился на сайте, у дилеров и в рознице. Обмен идёт в обе стороны и по расписанию, а не тогда, когда о нём вспомнили.
Цены для разных каналов
Задаём базовую цену и правила формирования конечной цены для каждого канала продаж: маркетплейсов, опта и розницы. Переоценить группу товаров или пересчитать цены после нового поступления можно одним действием.
Перенос ассортимента
Товары из одного канала переносятся в другой без ручного переписывания карточек. Решили выйти на второй маркетплейс или открыть сайт — ассортимент уже описан, его нужно только выгрузить.
Повторяющиеся операции
Накладные и счета по заказам, прайсы для дилеров, загрузка прайсов поставщиков, выгрузки в бухгалтерию, сверки. Всё то, что сейчас делается руками по одному и тому же сценарию.
Товар один — каналов может быть сколько угодно
Чаще всего к нам приходят, когда канал перестал быть одним. Появился второй маркетплейс, свой сайт, пара дилеров, заявки в мессенджерах — и оказалось, что каждый из них требует отдельного ведения ассортимента, отдельных цен и отдельного присмотра за остатками.
Идея простая: база товаров, остатков и цен — одна, а каналы к ней подключаются. Сколько их будет и в каком порядке они появятся, значения не имеет.
Это же снимает главную тревогу тех, у кого большая часть выручки идёт через одну площадку: ассортимент, остатки, цены и история продаж лежат в вашей базе, а не в чужом кабинете. Меняются условия, склад или сама площадка — перенастройка занимает дни, а не месяцы.
Каналы подключаются по одному, в удобном вам порядке. Тот, что работает сейчас, при этом не останавливается.
Не обязательно начинать с большой системы
Большие внедрения пугают — и не зря: они долгие, дорогие, а половина возможностей потом не используется. Разумнее взять одну задачу, которая сейчас отнимает больше всего времени, довести её до рабочего состояния и посмотреть, стало ли легче. Вот четыре задачи, с которых начинают чаще всего.
Синхронизация остатков
Сводим товары в один справочник, сопоставляем их с карточками в каналах и включаем общий остаток с учётом резервов.
Что меняется: заказы на то, чего уже нет на складе, перестают приходить.
Цены и переоценка
Задаём базовую цену и правила формирования конечной цены для каждого канала продаж: опта, розницы, маркетплейсов и дилеров.
Что меняется: в каналах не остаётся старых цен, о которых забыли.
Заказы в одном списке
Собираем заказы из всех каналов в один список: статусы, резервы, сборка, отгрузка и документы к ней.
Что меняется: видно, что собрано, что отгружено и что ждёт оплаты.
Новый канал продаж
Подключаем сайт, вторую площадку или дилерский кабинет к тому ассортименту, который уже описан.
Что меняется: выход в новый канал перестаёт быть отдельным проектом на месяц.
Систему можно расширять постепенно, по мере появления новых задач. Например, сначала синхронизировать остатки, а закупки подключить позже, когда их ручное ведение начнёт отнимать слишком много времени.
Если что-то работает — выбрасывать это не надо
Почти у каждого товарного бизнеса что-то уже сделано: сайт, несколько таблиц, 1С, CRM, скрипт от знакомого разработчика или сотрудника, автоматизация, собранная своими руками с помощью AI. Сегодня это нормальный путь — многие задачи владелец действительно закрывает сам, часто быстрее и дешевле, чем это сделал бы подрядчик. Спорить с этим глупо.
Разница появляется не в сложности отдельного скрипта, а в количестве связей между ними. Выгрузить остатки, обновить цены по файлу, отправить уведомление, собрать отчёт — каждая такая операция решается отдельно и без особых проблем. Сложно становится, когда операций уже десяток, они зависят друг от друга и работают с одними и теми же данными: товарами, остатками, ценами, заказами, складами и каналами продаж.
Поэтому мы не предлагаем всё переписывать. Сначала смотрим, какие решения у вас уже есть. Всё, что работает хорошо, оставляем и при необходимости подключаем к общей системе. Автоматизируем только те процессы, в которых сейчас теряется время.
Автоматизация отдельной операции
- Делается быстро, часто своими силами, и сразу видно результат
- Хорошо решает конкретную задачу: выгрузку, пересчёт, рассылку, отчёт
- Не требует ничего менять в остальной работе
- Работает, пока данные для неё лежат в одном предсказуемом месте
Единая система для всех процессов
- Все процессы используют единые данные: изменение в одном месте сразу видно везде
- Всегда понятно, где находятся актуальные данные об остатках, ценах и заказах
- Новый процесс можно добавить, не нарушая работу уже настроенных
- Работа системы не зависит от знаний одного сотрудника
Что можно подключить к системе
Подключение может быть любой глубины: от простого обмена файлами до двусторонней синхронизации по API. Если у вас уже написан скрипт или настроена автоматизация — часто проще подключить её к общей базе, чем делать то же самое заново.
Четыре ситуации, в которых можно себя узнать
Разный товар и разный масштаб, но развилка почти всегда одна: продолжать сводить данные руками или перестать делать это дважды.
Магазин велосипедов и запчастей
Рамы, компоненты, расходники, десятки поставщиков. Прайсы приходят в Excel, у каждого свой формат. Остатки ведутся в таблице, но фактический склад всегда немного другой. Владелец уже написал пару скриптов, чтобы разбирать прайсы, — работает, пока формат не поменяется.
Свели номенклатуру в один справочник, связали прайсы поставщиков с базой товаров, настроили правила формирования цен и подключили сайт. Продажи в магазине и на сайте стали отражаться в общей системе и уменьшать единый остаток.
Заказ поставщикам по минимальным остаткам и отдельные цены для веломастерских, которые берут оптом.
Небольшой косметический бренд
Владелица сама ведёт ассортимент, закупки и продвижение. Почти вся выручка идёт через одну площадку, и это тревожит: смена условий, склада или блокировка задевают сразу весь бизнес. Ассортимент фактически живёт в кабинете площадки.
Собрали базу товаров, остатков и цен отдельно от кабинета — так, чтобы она принадлежала бренду. Затем подключили второй маркетплейс и свой сайт: карточки не заводили заново, выгрузили из базы.
Когда сменился склад, перенастройка заняла день. Появились первые оптовые покупатели — им открыли доступ к своим ценам.
Производитель со своим ассортиментом
Небольшое собственное производство. Сколько сырья на складе и во что реально обходится готовое изделие, считают в конце месяца — и то приблизительно. Решения по цене принимаются на глаз, потому что точных цифр к моменту решения ещё нет.
Учёт материалов по партиям и выпуска готовой продукции, себестоимость по каждой модели. Стало видно, какие модели действительно приносят деньги, а какие держатся только на обороте.
Дилерам открыли кабинет с их ценами и остатками — заявки перестали приходить в мессенджер по одной.
Оптовая компания
Заявки приходят на почту, в мессенджеры и по телефону. Менеджеры вручную проверяют остатки, считают цены по каждому клиенту и собирают счета. Прайс рассылается файлом раз в неделю и устаревает за день.
Дилерский кабинет: покупатель видит свои цены и актуальные остатки и оформляет заказ сам. Менеджеры занялись отгрузкой и клиентами, а не перепиской и пересчётом.
Резервы под заказ, автоматические документы к отгрузке, позже — розничный сайт на той же базе товаров.
Сценарии собирательные: они описывают типичные ситуации товарного бизнеса, а не конкретных клиентов. Ваша, скорее всего, будет отличаться в деталях — их и стоит обсудить.
Как это обычно начинается
Без долгого обследования и объёмного технического задания. Сначала встреча или созвон, затем одна приоритетная задача, а дальше — по мере необходимости.
Встреча или созвон
За 30–40 минут вы показываете, как сейчас устроены продажи: где хранятся данные о товарах, как учитываются остатки и какие операции выполняются вручную.
Определяем приоритеты
Определяем, что стоит автоматизировать сейчас, что можно отложить, а какие процессы лучше оставить без изменений.
Первая задача
Берём одну задачу и доводим её до рабочего состояния. Типовая настройка — 1–3 дня, нестандартные интеграции дольше, сроки называем заранее.
Дальше по мере роста
Новые процессы подключаются, когда в них появилась нужда. Не раньше и не «на будущее».
Что это за система и сколько она стоит
Это AKV.BY — облачная система, которую мы настраиваем под ваш ассортимент и дальше сопровождаем. Работают в ней через браузер: устанавливать и обслуживать что-либо на своей стороне не нужно. Товары, остатки, цены и история заказов хранятся в вашей базе — их можно выгрузить файлом или передать в 1С в любой момент.
Сумма зависит от числа позиций, каналов и подключённых модулей. Разовые работы по интеграции с вашим сайтом, 1С или собственными скриптами рассчитываются отдельно. Их объём и стоимость определяем после первой встречи или созвона и согласовываем до начала работ. Для клиентов на бухгалтерском обслуживании BUHCOM.BY действуют отдельные условия.
Начать можно с одной задачи
Покажите, как сейчас устроены ваши продажи, — посмотрим, что имеет смысл автоматизировать, а что лучше оставить без изменений. Иногда самый честный ответ — пока у вас всё работает хорошо и помощь не требуется.
- Встреча или созвон занимает 30–40 минут и проходит без презентации и давления
- Смотрим на то, как работает ваш бизнес сейчас, а не на «правильную» схему из учебника
- Скажем, если задача решается проще, дешевле или вообще без нас
- Дальше решаете вы: после консультации никаких обязательств не возникает
Коротко опишите, чем вы торгуете и где сейчас теряется время. Этого хватит, чтобы подготовиться к встрече или созвону.
Что обычно спрашивают
Если ваш основной вопрос — не операционка, а бухгалтерский учёт продаж на Wildberries и Ozon (отчёты площадок, комиссии, накладные, книги учёта и прибыль по каждому SKU), об этом есть отдельная страница.